Conseils pour les propriétaires: comment répondre aux demandes d`entretien des résidents

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Même avec un entretien agressif et programme de réparation, les propriétaires savent que les choses se brisent et s`usent. Pour maintenir la satisfaction des résidents, vous avez besoin d`un système qui permet aux résidents de soumettre des demandes de maintenance et répondre à ces demandes et efficacement en temps opportun.

Rédaction formulaire de demande d`entretien d`un résident

Faire en sorte que vos résidents ont beaucoup d`occasions de vous informer sur tous les besoins d`entretien et de réparation qu`ils découvrent au cours de leur location est une bonne affaire. Chaque fois que possible, lorsque vous communiquez avec vos résidents, que ce soit oralement ou par écrit, vérifiez s`ils ont des demandes de réparation.

[Avec la permission forme de Robert S. Griswold]

Assurez-vous que votre formulaire de demande d`entretien contient les informations suivantes:

  • Date de la demande d`entretien est soumis

  • nom de résident, adresse et numéro d`unité

  • Maison, au travail, et / ou le numéro de téléphone portable (vous pouvez également inclure un espace pour une adresse e-mail)

  • Une description du service demandé

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  • Le moment le plus pratique pour le résident d`avoir effectué le service

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  • Autorisation de pénétrer dans les locaux si la personne à la maison (ont le signe de résident si possible, certains Etats exigent l`autorisation, sauf en cas d`urgence)

  • Nom de la personne de votre personnel qui a reçu la demande

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  • Indication que les travaux ont été achevés et par qui ou que le travail n`a pas été achevé, une raison pour laquelle, si une assistance professionnelle est nécessaire et pourquoi, et une date à laquelle le service sera complété

  • Indiquer si le coût de la réparation est à la charge du résident

  • La raison de la charge et le montant

  • D`autres commentaires

  • La place pour vous ou le membre du personnel qui a reçu la demande à ce jour et le signer

Si vous avez un site Web, envisagez de créer un formulaire de demande d`entretien que les résidents peuvent remplir et soumettre en ligne pour leur commodité. Le courrier électronique est également un excellent moyen de recevoir et de répondre à vos résidents. Assurez-vous de conserver des copies papier dans les dossiers du locataire comme preuve pour vous aider dans le cas où il n`y a jamais une réclamation que vous ne parvenez pas à entretenir les locaux ou d`y répondre en temps opportun.

En réponse aux demandes d`entretien

Dans le meilleur des mondes possibles, les propriétaires réagiraient immédiatement aux demandes d`entretien, mais cette réponse rapide est pas toujours réaliste. Répondre à des questions urgentes et immédiatement à des questions non urgentes dans les 48 heures ouvrables. Si vous ne pouvez pas effectuer la réparation dans les 48 heures, appelez le résident pour leur faire savoir quand il peut attendre la réparation à compléter et à la raison du retard.

[Avec la permission forme de Robert S. Griswold]

L`utilisation des demandes de maintenance pour perfectionner votre système

La connaissance est le pouvoir. Envisager la création d`une base de données pour enregistrer toutes les requêtes de maintenance, puis utiliser la base de données pour produire des rapports qui mettent en lumière des domaines qui pourraient être améliorés. Pour chaque enregistrement dans la base de données, vous pouvez inclure les informations suivantes:

  • demande d`entretien Date de réception

  • Date du service

  • Nom résident

  • Adresse de résidence

  • Numéro résident appartement

  • Salle où la réparation était nécessaire

  • Type de réparation (plomberie, HVAC, détecteur de fumée, etc.)

  • La réparation effectuée

  • Coût de réparation

  • Nom de l`entrepreneur ou du membre du personnel qui a effectué la réparation

  • Équipement de remplacement, des pièces ou appareils

  • Garantie date d`expiration pour les nouvelles pièces, accessoires, ou appareils

Une base de données vous donne une foule d`informations que vous pouvez facilement rechercher et utiliser pour améliorer votre système de maintenance et de réparation, la défense contre toute réclamation de négligence, et même de réduire les coûts. Voici quelques exemples de quelques façons spécifiques d`utiliser une telle base de données à votre avantage:

  • Identifier les produits, tels que des réfrigérateurs ou des cuisinières électriques qui sont sujettes à une défaillance

  • déterminer rapidement si une partie de fixation, ou l`appareil est encore sous garantie

  • Vérifiez si votre temps de réponse (la période de temps entre la réception d`une demande et fournir le service demandé) améliore ou empire

  • Déterminer si vos coûts de réparation sont en hausse ou en baisse

  • Voir les entrepreneurs sont mieux basées sur le coût et la durée des réparations comparables dernière (si les entrepreneurs doivent être recontacté)

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