Jeter les bases d`une réunion de famille

Avoir une vision claire de ce que votre réunion de famille sera comme aide à éviter toute confusion lors de la planification de la réunion. Utilisez votre vision pour vous guider dans le choix de la date, l`heure et le lieu, et d`identifier les problèmes potentiels.

Fixer une date

La plupart des réunions ont lieu pendant l`été. Cette période de l`année est généralement préférable en raison de conditions météorologiques favorables, les enfants étant à l`école, et les gens de prendre congé pour les vacances.

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Cependant, si vous décidez de planifier la réunion pour correspondre à un événement spécial, comme un 50e anniversaire de mariage, vous devez garder à l`esprit les points suivants:

  • Si vous choisissez d`avoir votre réunion quelque autre que les mois d`été, essayez de le programmer à proximité d`un week-end de trois jours ou pendant les vacances de printemps. Si vous décidez à une date-break de printemps, assurez-vous de vérifier auprès de toutes les familles qui ont des enfants à l`école parce que les pauses de printemps peuvent varier.
  • Si vous planifiez une réunion à la mi-Octobre, les membres de la famille avec les enfants des écoles ne seront probablement pas en mesure d`assister.
  • Si vous planifiez une réunion en hiver, essayez de ne pas planifier quoi que ce soit trop près de grandes vacances, comme Noël ou Hanoukka. Ce sont des périodes occupées de l`année pour la plupart des gens, et leurs priorités peuvent être ailleurs. D`ailleurs, avez-vous jamais vu un aéroport occupé juste avant ou après une grande fête? Il est un zoo!

Déterminer la durée de votre réunion

Vous pouvez déterminer la durée de la réunion en utilisant un certain bon sens.

réunions d`une journée sont les plus faciles à planifier et sont la norme pour les familles qui vivent à distance de route de l`autre. Ces réunions sont généralement des affaires simples, comme un pique-nique au parc ou un barbecue.

Cependant, les réunions d`une journée peut sembler un peu d`une perte pour les gens qui voyagent à travers le pays pour y arriver. Imaginez payer pour les billets d`avion, embarquer sur un vol bondé dans un aéroport congestionné, la location d`une voiture pour assister à un pique-nique d`une journée, et peut-être revenir à un hôtel terne. Cela ne semble pas vraiment comme un baril de plaisir. Si votre famille vient de loin, envisager la tenue d`une réunion de fin de semaine qui dure deux jours.

Video: Cyclorama #1 Réunion

réunions de plusieurs jours prennent plus de planification, bien sûr. Vous devez prendre en compte le coût de plusieurs nuits dans un hôtel, et vous devez garder tout le monde occupé pendant plus d`un après-midi. Par exemple, vous pouvez envisager l`itinéraire suivant:

  • Hébergement d`une nuit d`accueil pour les gens le vendredi soir avec des collations et des boissons ou un repas léger.
  • Tenir le principal événement de réunion (comme un dîner ou un pique-nique) le samedi.
  • Avoir une ambiance décontractée, tout-va la journée le dimanche.

réunions de plusieurs jours sont le type de réunions plus agréables et mémorables. Les dépenses avec des parents que vous voyez rarement deux jours ou plus est un régal!

Choisissez plusieurs options - règles majorité

Lorsque vous planifiez la date de votre réunion, choisissez au moins trois dates possibles qui sont quelques semaines d`intervalle. Après avoir sélectionné quelques dates potentielles, obtenir des commentaires du reste de la famille en utilisant l`enquête sur la Figure 1. Envoyer à un sondage à tout le monde sur votre liste d`invités pour découvrir lequel de vos choix qui fonctionne le mieux pour chaque membre de la famille. Cela permet d`éviter des problèmes potentiels plus tard - surtout, le manque de participants.

Une enquête de réunion sollicite les commentaires des membres de la famille.

Figure 1: Une enquête de réunion sollicite les commentaires des membres de la famille.

Vous pouvez utiliser le programme de votre ordinateur publipostage pour faire la préparation des enveloppes d`enquête une tâche rapide et sans douleur. La plupart des ordinateurs sont équipés d`un logiciel qui dispose d`un certain type de carnet d`adresses. Tout ce que vous avez à faire est de sélectionner les adresses et cliquez sur un bouton, et votre ordinateur imprime les adresses sur des enveloppes ou des étiquettes. adresses d`impression directement sur les enveloppes est un peu plus de temps que les étiquettes parce que vous devez tenir à l`imprimante et alimenter les enveloppes par un à la fois. Si vous avez une affaire d`enveloppes pour répondre, puis utilisez la méthode de l`étiquette.

En plus de demander des informations de base - comme le nombre de personnes présentes et leurs dates - vous devriez également poser les questions suivantes:

  • Quels types d`aliments suggèrent-ils?
  • Quels types de jeux et d`activités veulent-ils?
  • Est-ce qu`ils veulent aider à planifier la réunion?
  • Est-ce qu`ils préfèrent une journée ou une réunion de plusieurs jours?

Vous aurez un large éventail de réponses à votre enquête. Choisissez celles qui ont un public majoritaire. Parfois, cela ne comprend pas votre premier choix, donc faire preuve de souplesse. L`objectif est de faire en sorte que le plus grand nombre possible de personnes peuvent se réunir et s`amuser, vous y compris.

Lorsque vous décidez à une date, de s`y tenir. Ne pas changer la date pour accueillir tout le monde, parce que la nouvelle date incommoder plusieurs autres qui ont déjà pris des dispositions. Rappelez-vous le vieil adage: Si ce n`est pas cassé, ne le répare pas!

L`emplacement est (presque) tout

La plupart des petites réunions de famille (20 personnes environ) ont tendance à avoir lieu dans l`arrière-cour de la ferme familiale ou dans un parc à proximité. réunions plus grandes ont tendance à avoir lieu dans des salles louées, les parcs réservés et les installations de l`hôtel.

En fait, de nombreux facteurs entrent dans la détermination de votre lieu de réunion. Par exemple:

  • Le nombre de personnes qui prévoient assister et où ils voyagent de
  • La date et l`heure du jour de la réunion
  • Le thème de votre réunion
  • Comment tôt commencer à chercher un endroit
  • Types d`activités
  • Ton budget

Trouver un lieu et prendre le grand tour

Trouver un lieu - ou un endroit pour tenir votre réunion - est simple. Vous ouvrez le répertoire téléphonique et faire des appels téléphoniques, vous renseigner sur les frais, et visitez les sites.

Avant de vous décider sur un lieu de réunion, prendre un bon coup d`oeil à l`endroit. Demandez le grand tour et prendre des notes. Gardez une trace de toutes les informations que vous recueillez sur vos visites de location en utilisant un journal de recherche d`emplacement, comme le montre la figure 2.

Un journal de recherche de localisation permet de garder votre information organisée.

Figure 2: Un journal de recherche de localisation permet de garder votre information organisée.

Consultez les installations à fond. Tout est-il propre ou est-elle une odeur comme si les gens ont été le nettoyage du poisson dans le hall principal? Y at-il une cuisine que vous pouvez utiliser, et ne l`installation fournir de petits appareils, tels que les fabricants de café? Y at-il des frais pour l`utilisation de ces appareils?

Où sont les toilettes? Le site at-des installations de loisirs? Y at-il un accès pour les personnes handicapées? Le site permet au service d`alcool? Qu`en est-il l`assurance? Le stationnement est suffisant disponible? Ce sont des questions importantes que vous devez préciser avant de choisir le site.

Réservez tôt ou taise à jamais

Réserver un endroit à tout lieu public, que ce soit un parc, terrain de camping, ou une salle, nécessite des réservations jusqu`à un an à l`avance - ou parfois plus, si l`endroit est populaire. Peu importe ce site que vous choisissez, assurez-vous de poser des questions sur les conditions de réservation. Commencez par les questions suivantes:

  • Combien de temps à l`avance dois-je faire des réservations?
  • Quels sont les frais?
  • Avez-vous besoin d`un dépôt de garantie? Combien ça coûte?
  • Quelle est votre politique d`annulation?

Toujours commencer votre planification tôt! Dix-huit mois est le minimum pour une grande reunion- un an à l`avance est moyenne. Mais si vous êtes un procrastinator, vous donner au moins six mois pour la planification et de réserver l`emplacement. Si vous attendez plus longtemps que cela, vous poussez les limites.

Un clan occupé est un clan heureux

Vous voulez avoir une variété d`activités à votre réunion pour que les gens peuvent apprendre à connaître de nouveaux visages ainsi que se mêler aux gens qu`ils ne sont pas vus depuis des années. Lors de la sélection d`un emplacement, vérifiez quels types d`activités sont disponibles parce que vous pouvez les ajouter à votre liste d`activités. Par exemple, certaines installations intérieures offrent des piscines, des aires de jeu de palets, des terrains de volley-ball, billard et autres activités astucieuses.

De même, les sites de plein air peuvent comporter des courts de tennis et de basket-ball ou terrains de jeux entraînants de softball ou de football tactile. réunions Beachside peuvent facilement accueillir des concours de châteaux de sable, beach-volley, et d`autres jeux de plage.

Si vous ou un membre de votre famille une arrière-cour avec une piscine, envisager d`avoir une réunion pool parti. Assurez-vous que l`arrière-cour peut accueillir la foule. La plupart des piscines (sauf le coup-up, la variété kiddie) prennent beaucoup d`espace, laissant peu de place pour les personnes et l`équipement de barbecue.

Si vous sélectionnez un emplacement près de la plage ou un site avec une piscine, nommer un maître-nageur pour assurer la sécurité de tous. membres de la famille seront occupés et regroupement peut être très facilement distrait quand ils sont censés être regarder celui qui est dans l`eau.

La ligne de fond est que si vous envisagez d`avoir beaucoup d`activités pour tous les goûts, vous pouvez sélectionner à peu près tout endroit pour votre réunion. Mais si votre liste d`activités est un peu mince, assurez-vous de choisir un site qui offre un large éventail de choses à faire.

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